行政执法文书是质监部门在行政执法过程中制作并使用的一种制式文书。为了体现执法文书的统一性、严肃性、规范性，质检总局发布了行政执法文书样本。正确规范地制作执法文书，对于规范执法行为，体现依法行政具有十分重要的意义。而认识并掌握行政执法文书的语言特征，按照文书的语言特点和基本要求制作文书，力求规范使用语言文字，则是确保行政执法文书制作质量，从而确保执法工作准确无误的重要条件。
一是庄重性。庄重性是说语言要严肃、慎重、不随意，做到庄严凝重。只有做到庄重性，才能体现执法活动的权威性和严肃性，也才能表现出法律的尊严和行政机关的威严。因此，在执法文书中所使用的词语，必须使用规范的书面语言，也就是说，执法文书中使用的词、词组、句子，必须是符合现代汉语语法规范的，并具有明显的书面语体色彩，切记不得使用口头语言。执法文书的语言特点不同于文学作品，它要求语言准确到位，简洁明白，通俗易懂，庄重得体，以实用为基本出发点。从语法规范的角度看，所使用的词、句应该具有确切的含义，即一个词只能表达一概念，一个句子只能表达一个判断，不能有歧义句，更不应该生造词。
二是准确性。准确性是指执法文书的语言要合乎事实，合乎语法，准确到位；记录要客观公正，准确无误。要做到语言准确、文字简练，避免出现语义不清、模棱两可、似是而非的词或句，在对违法事实的表述时不宜出现“或许”“大概”“可能”“差不多”这些含糊的字样。要做到行政执法文书语言的严密准确，就得在语言文字运用方面狠下工夫，遣词造句要仔细推敲，连标点符号的使用也要斟酌。在执法过程中，由于个别文字使用不当，往往造成对内容产生歧义和误解，如“中止”和“终止”，“异议”和“疑义”，“订金”和“定金”。一个错字别字，一个歧义句都有可能产生严重的不良后果。这些都是因为语言文字缺乏确切性而造成的，执法人员在使用文书过程中必须注意这些细节问题。
三是规范性。执法文书是行政机关代表国家实施行政执法活动而使用的制式文书，具一定的权威性和庄重性，这就决定了执法文书的语言文字必须具有规范性。最基本的要求是使用法言法语，力求规范用语。执法文书语言规范性主要应注意以下几方面。首先要叙事清楚，言简意赅；其次，句子结构完整，不得随意简省，标点符号也要正确使用；最后，用词要规范，不能使用方言土语，不能用不规范的简化字，不能用冷僻词语，不得随意造字造词。执法人员在制作执法文书过程中，还应注意使用稳固而又鲜明的规范用语。比如，在文书中第一人称用“我”而不用“本人”，第二称用“你”而不用“对方”，第三人称用“该”而不用“他”，这些规范用语执法人员应正确掌握并熟练运用。
四是朴实性。所谓朴实性就是平易纯正、朴素质实。行政执法文书的语言应当是朴实无华的，不用华丽的词藻来形容，不用渲染、夸张等方法来描绘。不需要像文学作品那样讲求生动形象，而是用朴实的语言来记述事实，说明情况和阐明道理。它要求语言表述客观公正，简洁明了，不夸大不缩小，不杜撰不虚构，如实反映，质朴无华地把事情或问题说清楚。执法文书中的语言做到平实质朴，使人读起来感到合情合理，能达到语言表达的最佳效果。
总之，执法人员必须高度重视语言文字在执法文书中的重要作用，努力提高语言文字水平。语言文字功底如何，从小处说，反映了一个执法人员的基本业务素养和知识水平，往大了讲，体现了一个行政执法部门的社会形象。我们可以想象，一份用语规范、措辞准确、语句通顺、逻辑严谨的执法文书，一定能够体现执法人员过硬的个人业务素质，同时也彰显出质监部门的良好形象。
《中国质量报》
